8.北京凌锋公益基金会预支预备金（借款）制度

北京凌锋公益基金会预支预备金（借款）制度

第一章 总则

第一条 目的

为规范北京凌锋公益基金会预支预备金（借款）管理，优化资金使用效率，降低资金风险，确保资金合理使用，特制定本制度。

第二条 适用范围

1. 本制度适用于基金会全体员工。

2. 本制度所指预支预备金（借款）为个人因公务需求预先支取的资金，包括但不限于现金、支票、电汇等支付形式 。

第二章 预支预备金（借款）类别及管理要求

第三条 公务临时预支预备金

1. 定义：员工因项目预支、出差、不适合转帐支付的办公用品、差旅费用、机票车票购买、零星物品采购及办理其他基金会事务时临时预支的资金。

2. 申请流程：遵循“先预算后开支”原则，员工需填写预支预备金（借款）申请表，详细说明预支用途、金额，附加书面证明材料（如活动方案预算、合同、报告等），经部门负责人、财务部、秘书长及理事长（20万以上）审批后，方可支取。

3. 使用要求：预支预备金须专款专用，若涉及多个项目同时预支，某项目完成后应优先清理该项目预支资金，严禁公款私用。

4.        归还要求：无论业务是否完成，经办人须在业务结束后两周内，凭借有效合法原始凭证办理报销手续，冲抵预支预备金或返还现金；实际未使用或暂不用的预支资金，应及时清偿。

第四条 员工备用预支预备金

1. 适用范围：仅限于日常周转事项，如日常差旅、与项目活动相关的无法对公转账的费用、小额采购、电信预存等情况。

2. 申请流程：需备用预支预备金（借款）的部门员工，应提交书面备用预支预备金（借款）申请报告，详细列明资金使用项目，经部门负责人审核、秘书长审批后，交财务部备案。

3. 金额限制：备用预支预备金根据实际需求确定，原则上控制在100,000元以内。若因特殊情况预备金超过100,000，分批支付。若审批的借款造成损失，审批人承担经济责任。

4. 管理要求：备用预支预备金专款专用，部门负责人负责日常使用管理与审核，财务部有权检查使用情况。若申请报告中所列项目取消，员工应立即偿还备用预支预备金；如报销同时遇新工作任务需预支，需重新履行审批手续。

第三章 审批流程

第五条 审批程序

 1. 所有预支预备金申请，须由申请人填写预支预备金申请表并签字，经部门负责人审核签字后，提交财务部、秘书长审核。

2. 审核通过后，由出纳将预支预备金打入申请人指定银行卡。

第六条 单据管理

1. 出纳负责保管预支预备金申请单原件，视同现金严格管理。

2. 还款时，出纳收款后向还款人提供银行对账单，作为还款凭证。

第七条 特殊情况处理

员工离职或调离岗位前，必须结清所有预支预备金或办理转交手续。财务部审核员工离职单时，需由出纳签字确认预支预备金偿还情况。

第四章 监督与责任

第八条 责任划分

1. 审批人员责任：各级管理人员应严格按照制度审批预支预备金，若因玩忽职守、审批不严导致资金无法收回或部分收回，将依法依规严肃处理。

2. 借款人责任：因借款人主观原因导致预支预备金无法收回或部分收回，借款人须承担100%经济责任，并视情节给予处罚或辞退；借款人调换岗位未清偿预支预备金的，从工资中强制扣除并予以处罚。

3. 财务部门责任：若因财务部门未按计划审核、监管不力造成资金损失，借款人承担50%责任，部门负责人承担30%责任，审批人承担20%责任。

4. 出纳责任：出纳未及时清理预支、催收或反馈信息导致损失的，与财务经理共同承担经济责任。

5. 欺诈行为处理：若借款人编造虚假理由骗取预支预备金并携款潜逃，除追究部门审批人经济责任外，基金会将通过公安或司法途径追究涉事人员法律责任。

第五章 附则

第九条 制度解释与修订

1. 本制度由基金会财务部负责解释，实施过程中的未尽事宜，由财务部修订完善。

2. 本制度自2020年10月起施行。