10.北京凌锋公益基金会采购管理制度
北京凌锋公益善基金会采购管理制度
第一条 目的
为加强北京凌锋公益基金会（以下简称“基金会”）采购管理，规范采购流程，降低成本，保障基金会正常运作，依据相关法律法规及基金会实际，制定本办法。
第二条 适用范围
本办法适用于除日常可报销事项外的所有采购。基金会项目支出（公益慈善活动、服务项目支出）涉及的货物与服务采购，均按本办法执行。
第三条 基本原则
1. 预算节约：采购需严格遵循预算，杜绝浪费，实现资金高效利用。
2. 公开透明：采购信息、流程和结果全程公开，接受各方监督。
3. 公平公正：给予所有供应商平等机会，按统一标准评审。
4. 诚实信用：参与各方秉持诚信，履行各自义务。
第四条 采购纪律
1. 采购人员需严格遵守国家法律及基金会制度，坚持原则，廉洁自律。
2. 严格执行回避制度，与采购存在利益关系的人员主动回避。
第五条 采购比价
采购人员进行物资采购时，需落实三方比价，提供比价方营业执照、产品质量合格证明、采购报价单、供应商生产销售资质文件等资料。
第六条 采购程序
1. 采购申请：依据项目需求，结合库存状况，提交采购申请，按流程报领导审批。
2. 确定并实施：
- 10万以下采购：办公室日常用品、活动用品、服务或货物采购，可通过线上或线下直接询价。但要进行价格对比过程，选择性价比较高的产品。按基金会审核流程，经财务部、秘书长审核，理事长审批后确定供应商和价格。
- 10万 - 500万采购：制定采购方案，落实三方比价，至少三家供应商报价（报价单含联系人、电话并盖章）。综合评估质量、价格、交货（服务）时间、售后、资信、客户群等因素，按审核流程确定供应商和价格。可根据实际情况，选择竞争性谈判等方式，若符合法定条件，也可采用公开招标方式 ，招标流程按相关法律法规执行。
- 500万及以上采购：
- 优先采用公开招标方式，确需采用其他方式的，应提供充分理由并按基金会决策程序审批。
- 如采用招标方式，成立评审小组，由理事长、秘书长、项目和财务人员组成，必要时邀请外部专业技术和法务人员。评审小组依法编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标等工作。
- 如不采用招标方式，确定评审标准，对有资质供应商从资质、方案、报价、声誉和业绩等方面综合评审，原则上至少三家供应商提供方案和报价，经评审小组研究后确定供应商和价格，按审核流程审批。
3. 签订采购合同：采购合同由基金会法人（或授权代表）签字或盖章。供应商需具备合法经营资质，信誉和服务良好。
4. 支付采购资金：采购完成后，由多部门共同验收合格后，依合同和实际情况付款。合同履行遇问题，签订补充合同，与原合同效力等同。
5. 办理货物入库手续：货物验收合格并支付资金后，经办人办理入库登记。
第七条 日常监督
采购部门或相关部门负责与供应商沟通，监督其服务，确保按时保质完成任务。
第八条 年度评价
每年年底对供应商综合评估，更新优质供应商库。优质供应商需至少与基金会合作两次，每次均满足要求，且采购部门认可其长期合作价值。
第九条 档案管理
妥善保存供应商资质、询价比价资料、合同等采购档案。涉及招标的，还需保存招标文件、投标文件、评标报告等资料 。
第十条 适用范围
本办法适用于基金会内设机构、专项基金及所有资助公益项目。
北京凌锋公益基金会拥有对本管理办法的最终解释权，并有权对本管理办法之条款进行修订。
